Jak liczyć stan zatrudnienia do PPK?

Termin, w którym pracodawca powinien uruchomić PPK w swojej firmie, zależy od liczby zatrudnionych pracowników. Zatem ustalenie stanu zatrudnienia jest jednym z kluczowych zagadnień przed wdrożeniem programu. W tym artykule podpowiemy, których pracowników należy uwzględnić, a także wskażemy, gdzie znaleźć więcej szczegółowych informacji na ten temat.

Wydawać by się mogło, że kwestia stanu zatrudnienia w firmie nie powinna budzić najmniejszych wątpliwości. Jednak zgodnie z ustawą o PPK, ustalając stan zatrudnienia, uwzględniamy tylko tych pracowników, którzy spełniają definicję osoby zatrudnionej (art. 2 ust. 1 ust. 18 ustawy o PPK). O ile w przypadku przedsiębiorstw, w których zatrudnienie wynosi np. 500 osób, sprawa jest oczywista, to wątpliwości mogą pojawić się tam, gdzie uwzględnienie lub nie kilku czy kilkunastu osób przebywających na zwolnieniu czy urlopie dla rodziców może wpłynąć na termin przystąpienia do programu.

Których pracowników należy więc wziąć pod uwagę? Czy uwzględniać osoby, których fizycznie nie było w pracy, np. przebywające na urlopach bezpłatnych, urlopach macierzyńskich, wychowawczych czy zwolnieniach lekarskich?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podczas weryfikacji stanu zatrudnienia powinny zostać uwzględnione osoby: na urlopach macierzyńskich, pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, na urlopach wychowawczych oraz pracownicy przebywający na zwolnieniach lekarskich.

W odniesieniu do osób przebywających na urlopach bezpłatnych Ministerstwo Finansów wydało rekomendację, aby uwzględniać je w stanie zatrudnienia, jeśli w miesiącu, w którym przypada termin weryfikacji zatrudnienia, uzyskały one jakikolwiek przychód ze stosunku pracy i stanowi on podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Co z osobami, które w myśl wspomnianej wyżej ustawy o PPK są zatrudnione na podstawie 2 umów, które spełniają kryteria wskazane w definicji osoby zatrudnionej, np. są pracownikami firmy i jednocześnie członkami rady nadzorczej i pobierają wynagrodzenie w związku z pełnioną funkcją? Taką osobę w zestawieniu zatrudnionych należy uwzględnić tylko raz.

Kiedy przeprowadzić weryfikację stanu zatrudnienia?

Zgodnie z ustawą o PPK, każda z grup przedsiębiorstw ma wskazany konkretny dzień, w którym powinna powinny obliczyć wielkość zatrudnienia:

• największe przedsiębiorstwa, które przystępowały do PPK od 1 lipca 2019 r., określały wielkość zatrudnienia według stanu na 31 grudnia 2018 r.,

• średniej wielkości przedsiębiorstwa (zatrudniające od 50 do 249 osób) powinny zweryfikować wielkość zatrudnienia według stanu na 30 czerwca 2019 r. ,

• małe firmy (zatrudniające od 20 do 49 osób) powinny z kolei wskazać zatrudnienie na 31 grudnia 2019 r.,

Pozostałe firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych (niezależnie od wielkości zatrudnienia) przystępują do PPK w jednym terminie – od 1 stycznia 2021 r.