Jak i kogo zapisać do PPK?
Zgłoszenie pracowników to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy podczas wdrażania PPK. Jak poradzić sobie z tym zadaniem w jednostce samorządu terytorialnego? Których pracowników i kiedy zgłosić do programu? Odpowiedzi na te pytania znajdą Państwo w najnowszym wydaniu magazynu „Wspólnota”, do którego komentarza udzieliła Monika Andrzejczyk.
Jedną z podstawowych zasad Pracowniczych Planów Kapitałowych jest powszechność, dlatego program został zbudowany w taki sposób, by maksymalnie ułatwić pracownikom dołączenie do niego i rozpoczęcie oszczędzania. Obowiązki administracyjne związane ze zgłaszaniem uczestników do PPK zostały powierzone pracodawcom.
Monika Andrzejczyk z PFR TFI wyjaśnia, że sposób zapisu do PPK uzależniony jest od wieku uczestnika. W przypadku osób w wieku 18–55 lat zapis do programu jest automatyczny, zatem pracodawca powinien dopisać do listy uczestników wszystkie osoby zatrudnione z tej grupy wiekowej. Osoby, które w momencie uruchomienia PPK mają już ukończone 55 lat, przystępują do programu na swój wniosek. Z kolei pracownicy, którzy ukończyli 70 lat, nie mogą przystąpić do PPK, ale mogą kontynuować oszczędzanie, jeśli dołączyły do programu wcześniej.
PPK dla wszystkich
Pracodawcy często pytają o to, których pracowników zgłosić do PPK. Tu zawsze przypominam im, że Pracownicze Plany Kapitałowe to program powszechny, dlatego przygotowując listę pracowników, powinni uwzględnić wszystkich, którzy spełniają definicję osoby zatrudnionej w rozumieniu ustawy o PPK. Zatem do dołączenia do PPK uprawnione są nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej , umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, od której odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. Na liście uczestników PPK powinny znaleźć się również osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, na urlopach wychowawczych oraz pracownicy przebywający na zwolnieniach lekarskich – wylicza Monika Andrzejczyk.
W odniesieniu do osób przebywających na urlopach bezpłatnych należy uwzględniać je w stanie zatrudnienia, jeśli w miesiącu, w którym przypada termin weryfikacji zatrudnienia, uzyskały one jakikolwiek przychód ze stosunku pracy i stanowi on podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Co z osobami, które w myśl wspomnianej wyżej ustawy o PPK są zatrudnione na podstawie 2 umów, które spełniają kryteria wskazane w definicji osoby zatrudnionej, np. są na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenie? Taką osobę w zestawieniu zatrudnionych należy uwzględnić tylko raz.
Zgłoszenia na czas
Zgłoszenie pracowników do PPK jest kluczowym elementem procesu wdrażania PPK. Lista uczestników PPK jest załącznikiem do umowy o prowadzenie PPK, którą jednostki samorządu terytorialnego powinny podpisać do 10 kwietnia 2021 r.
Czas od rozpoczęcia procesu wdrożenia do momentu podpisania umowy o prowadzenie PPK to odpowiedni moment na przegląd i aktualizację danych pracowników w systemie kadrowo-płacowym. Przed zgłoszeniem listy pracowników do instytucji finansowej warto także przedstawić najważniejsze informacje o PPK wszystkim pracownikom. Pozwoli to im świadomie podjąć decyzję o uczestnictwie. Może to być szczególnie ważne dla osób po 55. roku życia, które muszą złożyć wniosek.
Zgłoszenie? To proste!
Instytucje zarządzające PPK oferują różne sposoby zgłaszania pracowników. Pracodawcy, którzy zdecydują się na zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK z PFR TFI, otrzymują dostęp do nowoczesnego i przyjaznego systemu iPPK. Ułatwia on pracodawcy zarządzanie programem. Jedną z jego funkcji jest właśnie zgłaszanie uczestników do programu. Aby to zrobić, wystarczy wgrać plik z listą pracowników.
Przygotowując narzędzia i systemy do zarządzania PPK, postawiliśmy na prostą, intuicyjną obsługę. Taki właśnie jest system iPPK. Przekazywanie i aktualizacja danych uczestników PPK odbywa się przez wymianę plików – podsumowuje Monika Andrzejczyk.
Pamiętaj o aktualizacji
Wspomniany wcześniej system iPPK daje pracodawcy stały dostęp do listy zgłoszonych uczestników i umożliwia wprowadzanie niezbędnych aktualizacji, np. w związku z zatrudnieniem nowych pracowników, ustaniem zatrudnienia albo rezygnacją z wpłat – wyjaśnia Monika Andrzejczyk z PFR TFI.
Na etapie obsługi programu pracodawca powinien również pamiętać o terminach. Jeśli zatrudnia nowych pracowników, powinien zgłosić ich do PPK najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni od chwili ich zatrudnienia. Co istotne, kryterium stażu pracy nie obowiązuje na etapie wdrażania PPK, kiedy do PPK zgłasza się wszystkie osoby zatrudnione według stanu na 1 stycznia 2021 r., niezależnie od stażu.
PPK to program dobrowolny, co oznacza, że w dowolnym momencie uczestnik może zdecydować o rezygnacji z wpłat do PPK, a także o ich wznowieniu. Z punktu widzenia pracodawcy jest to o tyle ważna informacja, że w przypadku, gdy podczas trwania programu pracownik złoży deklarację rezygnacji z wpłat, pracodawca powinien w ciągu 7 dni przekazać taką informację do instytucji finansowej. Może to wykonać poprzez wypełnienie dyspozycji rezygnacji bezpośrednio w systemie iPPK.
Źródła danych:
- Dwutygodnik "Wspólnota", nr 20/2020 (3.10.2020 r.)